¿Cómo crear un buen Plan de RSC?

Quizá tu empresa ya tenga un Plan de RSC y sepas de la importancia de este documento. Quizá no y te interese saber por qué deberías tener uno y en qué consiste exactamente. En cualquier caso, sigue leyendo. Esto te interesa.

¿Qué es un Plan de RSC?

Un Plan de RSC es un documento que sirve para establecer el marco de las acciones y directrices generales en materia de RSC que la empresa desea llevar a cabo. 

Se trata de una hoja de ruta, de un documento de gestión de estas acciones y directrices, pero también de evaluación de las mismas.

¿Por qué es importante tener un Plan de RSC?

Llevar a cabo acciones aisladas de RSC (como por ejemplo donaciones, días de voluntariado corporativo, mercadillos solidarios, etc) sin que estén ligadas a los valores de la empresa, y que por tanto, no supongan un verdadero hilo argumental en todos los departamentos, no tiene mucho sentido desde el punto de vista del impacto generado. La empresa debe conocer sus stakeholders y su mercado, la sociedad en la que está incardinada. Debe valorar qué objetivos tiene y cómo, realizándolos, puede beneficiar a sus grupos de interés y a la sociedad en general. Sólamente así se puede crear un valor verdadero, dejar una huella real. Crear un impacto en los que nos rodean.

Un plan de RSC ayuda a valorar todos estos parámetros, los analiza y los enmarca dentro de las acciones de la propia empresa. De cada departamento.

El Plan de RSC define la gestión, los compromisos y los objetivos de las acciones socialmente responsables que quedan perfectamente planificadas, organizadas y enmarcadas en un espacio y tiempo.

Es así como creamos un marco en el que actuar, que si seguimos, seremos capaces de generar ese impacto, y lo que es más, el efecto dominó que buscamos en INYON. Que nuestros stakeholders sean capaces de involucrarse también en las acciones que llevamos a cabo. Y que sus stakeholders, a su vez, sean conocedores y partícipes de las mismas. De tal forma que la responsabilidad social se convierta en algo de todos.

Pero también, gracias a este documento podemos evaluar y medir si las acciones que estamos llevando a cabo cumplen con los objetivos que recoge el plan, tanto para la empresa, como para los beneficiarios de las mismas. Podemos medir sus KPI y podemos asegurarnos de que los esfuerzos que llevamos a cabo en materia de RSC no están quedando aislados sin generar ningún impacto.

¿Qué debe incluir un Plan de RSC exactamente?

En INYON tenemos experiencia en crear Planes de RSC ad hoc para empresas que quieren comenzar en el mundo de la sostenibilidad o que ya han llevado a cabo acciones aisladas pero sin ver muchos resultados. Empresas que quieren organizar y planificar sus acciones socialmente responsables pero que no saben cómo empezar.

Para elaborar un Plan de RSC hay que tener en cuenta muchos parámetros: valores de la empresa, cultura corporativa, estructura, organización departamental, implicación de los distintos departamentos, estudio de los distintos stakeholders, implicación de éstos también, así como acciones pasadas y objetivos de la empresa, tanto a nivel de crecimiento como de valores.

Por ello desaconsejamos a aquellas empresas que aún no tienen un Plan de RSC, que sigan listados que ya hay escritos sobre cómo hacerlos. Listados cerrados que enumeran los pasos a seguir. Es importante contar con alguien en quien confiar para que apoye a la empresa en el proceso y ayude en la elaboraciónn de su primer Plan. Alguien que sepa evaluar todos estos parámetros uno a uno y aplicados a la realidad concreta de la empresa. Alguien que posteriormente sepa unificarlos y valorarlos en su conjunto para poder elaborar un documento real y sobre todo, útil, que pueda servir de marco para las acciones socialmente responsables que a partir de ahora sí tengan un hilo argumental dentro de la propia empresa, y que cubran todos los departamentos de la misma. Y es que uno de los requisitos clave para que un Plan de RSC tenga éxito es la involucración de todos los miembros de la empresa, de todas sus áreas. Que sea algo que todos conozcan, y que todos los departamentos sigan, como guía, para llevar a cabo sus acciones diarias y cumplir con sus objetivos.

 

Los parámetros que se deben valorar a la hora de llevar a cabo un Plan de RSC son los siguientes:

1. Análisis de la situación inicial de la empresa

El primer paso es analizar la situación en la que la empresa se encuentra ahora mismo. Este es el momento de analizar qué acciones socialmente responsables ya ha llevado a cabo, y qué impacto han tenido. ¿Cuáles son los mercados en los que la empresa opera? Es ahora donde hay que estudiarlos. Hay que saber si existen precoucpaciones específicas en las sociedades de dichos mercados. Hay que estudiar el impacto medioambiental de la empresa. Y compararlo con el de su sector. Hay que atender a los valores sociales que promueven empresas de su competencia. Hay que estudiar si estas empresas están generando el impacto deseado con sus acciones.

Una vez que hemos analizado la empresa en concreto, su impacto, sus acciones de RSC, y su estrategia (en caso de tenerla o haberla tenido en algún momento), y también haber atendido a las empresas integrantes de su sector, sus acciones y su impacto; entonces es momento de revisar hacia dónde quiere ir la empresa en términos de responsabilidad con las personas que la rodean y con el planeta. Es necesario estudiar qué valores son los que promueve o le gustaría promover.

Saber cuál es el camino que quiere recorrer no es fácil a veces.

En ocasiones la empresa lo tiene muy claro y nos llama con esta idea ya en la cabeza. Pero hay otras veces en las que la empresa no sabe exactamente hacia dónde quiere ir en términos de RSC. Hay veces que nunca ha llevado a cabo ninguna acción y no sábe cómo empezar. En estos casos, el camino se determina estudiando todo el recorrido de la misma. Hablando con los trabajadores. Sabiendo qué les interesa y por qué estarían dispuestos a trabajar. Se trata de generar una visión de conjunto que en INYON nos encanta hacer, para que toda la empresa se sienta cómoda y sobre todo, motivada, para que encamine su actividad hacia un mundo más sostenible e igualitario. 

2. Redacción del Código de Conducta

Una vez que hemos llevado a cabo el estudio previo y exhaustivo de la historia y la identidad de la empresa, es necesario plasmar todo esto en un documento, que llamaremos el "Código de Conducta".

En él vamos a definir las conclusiones a las que hemos llegado con el estudio del paso primero: su filosofía, su historia y los valores que persigue. Plasmaremos la estrategia que la empresa seguirá para contribuir a que su actividad genere un impacto positivo, tanto en el medioambiente como en las sociedades en las que opera.

El Código de Conducta es un documento que guiará y vinculará a todas las áreas de la empresa, por lo tanto, para elaborarlo, tendremos en cuenta las operaciones y objetivos de todos los departamentos, así como de sus grupos de interés.

3. Identificación y definición de los objetivos del plan de RSC

En tercer lugar, una vez que las líneas generales de la estrategia de RSC de la empresa se han definido en el paso anterior, vamos a identificar de manera exhaustiva los objetivos del Plan. Los objetivos que configuran toda la estrategia. Aquellos que la guian y la dirigen por el camino que la hemos llevado.

Los objetivos deben quedar bien definidos porque son ellos el alma del Plan. Son ellos los que van a cargar de sentido la estrategia y las líneas que la empresa siga de ahora en adelante en materia de responsabilidad social.

Existe un marco temporal con el que trabajamos desde INYON. Para nosotros, los objetivos del Plan de RSC deben abarcar 3 años. Encontrarás en la red documentos y consultoras que recomiendan identificarlos en un marco de 5 años. Pero la experiencia nos dice que 3 años es el marco temporal ideal. ¿Por qué? Porque el primer año es en el que la empresa invierte recursos para implementar el Plan con sus objetivos. Es ahí donde no vamos a ver resultados. En este primer año vamos a ver una remodelación de la forma de trabajar, una curva de aprendizaje. Es a partir del segundo año donde empezamos a ver el verdadero impacto. Donde se empieza a ver la huella de los objetivos de esta estrategia, tanto en los beneficiarios de las acciones fijadas, como en la propia empresa. El tercer año es, por tanto, el momento perfecto para revisar los resultados de la estrategia. Es en este momento donde se puede ver si se están cumpliendo las expectativas y en caso de que no lo estén haciendo, se pueden reajustar perfectamente sin pérdidas de recursos ni energía para la empresa. Si el plazo es superior, hay empresas que acaban no cumpliendo con los objetivos o que cinco años después ya no se ven representadas con ellos.

Hay que tener en cuenta que las circunstancias cambian constantemente. Los mercados, pero también las sociedades, la demanda de las personas hacia los productos o servicios que las empresas ofrecen. Pueden venir pandemias, y de pronto, los objetivos fijados hace tres años dejan de tener sentido, porque es necesario reenfocar los esfuerzos hacia un nuevo objetivo. Revisarlos cinco años después de haberlos fijado, puede suponer un riesgo. El riesgo de que la reorganización y reevaluación de los mismos en caso de no haber logrado el impacto deseado, sea demasiado costosa y la empresa pierda recursos en dicha reorganización.
Por ello, el marco temporal de 3 años nos parece perfecto y así los preparamos en INYON.

De todas formas, estos objetivos, siempre abarcan el corto (primer año), el medio (segundo año) y el largo plazo (tercer año y siguientes), y por supuesto, tienen en cuenta, igual que la estrategia general, a todas las áreas de la empresa, así como a los stakeholders nuevamente.

Es importante entender, como ya hemos dicho, que los grupos de interés son esenciales en la estrategia a definir y sus objetivos. La empresa no es un ente que actúa aislado. Actúa enmarcada en una sociedad, con unos valores, problemas, objetivos y necesidades específicas. Y estas necesidades y valores deben ser tenidas en cuenta a la hora de elaborar los objetivos. Integradas para que queden alineadas con los compromisos y valores de la empresa.

4. Definición de acciones concretas

Ya está el documento casi listo. La estrategia y objetivos, alineados con la historia y los valores de la empresa, y coordinado con las distintas áreas y grupos de interés. Ahora hay que aplicarlo. Hay que implementarlo y ejecutarlo. Para ello necesitamos crear una serie de acciones específicas. Acciones que vamos a determinar en funcióon de los objetivos marcados, de los grupos sociales a los que la empresa se quiera dirigir y de los valores de la misma.

Las acciones pueden ser de muy diversa índole, pero todas deben estar enfocadas a cumplir los objetivos del Plan y seguir su hilo argumental.

Es decir, si la empresa, por ejemplo, vende productos de alimentación infantil, podríamos haber creado un Plan con una estrategia encaminada a ayudar a niños y niñas bajo el umbral de la pobreza, con objetivos como apoyarles en su desarrollo físico, gracias a una alimentación equilibrada. Las acciones específicas en este caso pueden ser muy diversas, y dependerán de los recursos y la energía que la empresa quiera y/o pueda destinar. Pero todas las acciones deben ir encaminadas a cumplir con los objetivos del Plan. No tendría sentido de repente incluir en el Plan una acción que se tratase de un voluntariado corporativo para plantar árboles, puesto que nuestro foco no es ese.

Si aúnamos todas las acciones y las dirigimos hacia un mismo grupo de objetivos, el de nuestra estrategia de nuestro Plan, conseguiremos un verdadero impacto en el sector en el que estamos trabajando. Conseguiremos verdaderamente ver resultados, por ejemplo, en el desarrollo físico y psicológico de los niños y niñas del centro o comunidad con la que trabajemos, a lo largo de los 3 años del Plan. Ese es el objetivo.

En INYON tenemos experiencia en implementar acciones de todo tipo, que decidiremos junto con la empresa para llevar a cabo las más apropiadas. Desde voluntariados corporativos, hasta campañas de donaciones puntuales, donaciones recurrentes, rifas solidarias, hasta, por ejemplo, acciones digitales, como carreras intraempresa, o acciones de marketing con causa, entre otras. Las acciones que podemos llevar a cabo son muchas. Y el impacto de las mismas puede ser muy grande. Sólo hay que desarrollar y definir bien la estrategia y objetivos, plasmando unas acciones que verdaderamente motiven a los empleados, a los grupos de interés y a la empresa en general.

Las acciones las definiremos detalladamente. Las que consisten en campañas de gran envergadura llevarán consigo un Road Map, con una fecha de inicio, una fecha de fin, una lista de hitos, un responsable, un plan de comunicaciones, y una medición del impacto a su fin.

5. Definición de los KPI

La evaluación del impacto es algo relativamente nuevo, que siempre se ha considerado complicado de llevar a cabo, pero que, cada vez es más importante y cada vez más empresas y fundaciones piden, como requisito, antes de llevar a cabo una donación, que la organización en cuestión, sea capaz de medir el impacto de una acción.

En todo Plan de RSC debe haber una fórmula de evaluación del impacto de las acciones y medidas que hemos definido en el punto anterior.  Es necesario para saber si los objetivos están siendo cumplidos cuando se proceda a analizarlos. Por ello, antes de comenzar con la ejecución del Plan, deberemos haber escogido unos KPI adecuados.

En resumen, como ves, el Plan de RSC, a día de hoy, es un documento de trabajo imprescindible si se quiere generar verdaderamente un impacto. Llevar a cabo acciones aisladas sin que sigan ninguna estrategia ni ningún objetivo, no repercute ni en el beneficio de la empresa ni en el de la sociedad a medio o largo plazo.
El Plan de RSC permite organizar todas las acciones con un fin, bajo el paradigma de una filosofía propia de la empresa. Esto ayuda a los empleados a estar más motivados, a creer en lo que hacen. Está demostrado que las empresas que involucran a sus empleados en acciones de responsabilidad social tienen mejores ratios de rendimiento y productividad, además de un mejor ambiente laboral. De hecho, una empresa socialmente responsable atrae talento con mucha más facilidad que una empresa conocida por el efecto negativo de sus actividades, tanto al medioambiente, como a las personas. La imagen corporativa es mejor, lo que fideliza a los grupos de interés. 
Pero lo más importante es que el beneficio que la empresa genera en los demás como consecuencia de sus acciones, dejan una huella real, que se puede medir y que se queda para siempre, en las vidas de personas. Eso es lo que buscamos, desde INYON, cuando creamos nuestros Planes de RSC, formar parte de las vidas de la gente.